大學畢旅主辦人-心得- - 畢旅

舉辦畢旅 這樣的頭銜的確是滿突然的
就因為有一次比較慢到課堂上 去辦其他教授的事情
到了教室之後 他們就已經串通好 班上十幾隻出頭的小貓小狗而已
就連同班導以鼓掌通過 難道大4就這樣自由嗎!!!??

我就這樣莫名其妙的接下這次的大學畢旅
說也奇怪 怎麼大家都知道我私底下有接觸一些旅行社 怪的勒!!??

這次的畢旅行程比較到現在簽約完成 下定訂金
實際運作時間也才短短3個多月不到!

從網路上面 PTT上面找專門承辦畢業旅行的業務、旅行社
的確是件大工程

但是怎樣去選擇比較適合的旅行社
我的看法是

1.多看，不要被價錢牽著鼻子走 不管是多幾百塊或是少幾百塊

2.多找資料，越多的資料，對主辦人越有幫助，提早的去了解 定金的收取價格
證件的準備上面需要怎樣去收齊

3.多跟旅行社問問題，這點幾乎大多數的旅行社都會很樂意的回答你
但是就是從其中去了解該接洽業務的語氣與態度，在我做選擇的部分
就是不懂就問，越細的問題也可以問，甚至已經問過的還可以去做多次的確認
或許你少問或是沒有很仔細的去問 搞不好之後得到的答案是前後不一的

4.找經驗，怎樣去找經驗?就是問之前畢業的學長姐 去問他們之前是給哪一家承辦的
如果辦的不錯，大家的評價也是OK的不妨可以再跟那一家旅行社做接觸
畢竟有接觸過的同學校科系，旅行社是非常樂意繼續去服務的
在溝通上面也會比較有彈性，因為旅行社是需要做口碑
如果該系都是同樣的旅行社做畢旅的規劃
這樣表示大家對該旅行社的滿意度有一定的程度


在這樣的幾點，或許大家的看法都不同，都大家都是經驗分享不是嗎!!
在接洽過多家旅行社之後，就可以篩選畢旅團隊(我們有畢旅TEAM)
在一段時間討論出來，比較行程、價錢過後
選出精選中的精選 旅行社 來為班上做說明會

要做說明會的旅行社不必多，我在選擇上面以3家為上限，至少兩家
太多家的話 班上的同學聽到後面就興致缺缺
因為選定行程目的地後讓旅行社來做說明 行程內容幾乎大同小異
說明的越多家，大家就麻木了!!
建議是 一天一次搞定所有旅行社的說明會(前提是 時間上面允許)
安排說明會，一家接一家的去做講解 時間上面做10來分鐘的間格緩衝
如果時間上面不允許，說明會安排的時間 不要拖過一禮拜的長度
這樣對班上同學也不會拖太長 且至少對每一家都還有印象!

之後在都做完說明會後 直接讓同學做出決定讓哪一家承辦
行程還需要如何的去調動，都可以趁記憶猶新時去做討論!


以上都是算是 第一階段的前置作業!
之後來說說 第二階段的前置作業!

在第二階段 在確定旅行社後，就是要跟決定後的旅行社做不斷的接洽甚至閒聊
甚至可以討論班機和飯店的問題 多多少少了解一點
也可以去旅行社的辦公地點去看實際運作情形
(這點 我們TEAM是在第一階段說明會前去做進行 看察 呵呵)

了解的越多，對班上同學所問的問題也多少可以做回答
如果不確定答案 也可以再跟業務做確認 再來回答同學的問題!

在做主辦人 到了決定旅行社後
就是收訂金 沒有護照的同學要辦護照 也要收新辦護照費
這邊是非常麻煩的 人就是常常拖 越拖越久 最後導致不成行或是收不齊錢的結果

在人數方面 我的做法是1~2個禮拜就確定要去畢旅名單
如果確定 就是收 定金 + 新辦護照 + 相片

不確定最多給予一禮拜緩衝期 至少這樣大家還有時間問爸媽甚至找工作籌錢 呵呵!
決定的越快 作業會越順利 旅行社收到定金就會作業
建議大家是利用EXCEL來做登記，使用少許的函數設定 可以讓登記更順利
也更清楚 目前有哪些人 定金 護照費 照片...等等物件 還沒有交
在金額方面 也可利用小小的EXCEL試算表做函數做總金額計算 幾個人*多少錢..之類的
往後算錢會更清楚 不複雜的生活電腦小撇步!!

這些是收東西、金錢的方面建議




旅行社方面
旅行是在收到定金後 就可以進行機票及飯店訂房的作業程序
有訂金就一定會有作業，絕不會(不能)讓旅行社說
要出發前才知道要住哪一間飯店、搭哪一班班機
這些都是畢旅主辦人要去主動去了解，目前旅行社的作業到哪裡
絕不要到出發前才知道 飯店是哪一間..等等的問題
好像常常看到畢旅飯店並不是班上比較屬意的飯店
或是旅行社會說"出去玩是要玩得開心，飯店其實還好，OK啦!" 之類的話

大家試想看看，如果一樣的價錢旅費以台灣來說
可以住到台灣四星級以上卻安排3星級的飯店旅館，這樣誰會高興
畢旅板常常就會看到 "我住到飯店很差，跟之前預想的都不一樣
雖然玩得開心但飯店超級失望，很掃興" 等等的討論或心得文!
所以這也要慎選要注意的 不要到出發前才知道

班機方面應該問題不大，因為這只是交通工具有一定必須的安全性
且學生團應該都是經濟艙 呵呵!!
但這邊能知道的資訊越多當然也是越好 資訊不嫌多，少後惹麻煩!!

目前班上的簽約也已經完成
我們離畢旅出發還有2個月就完成前置作業
但是我們班所住的飯店，班機都已經知道，這都是在簽約前就知道的了
目前訂回來的飯店是
曼 谷：THE COLOR LIVING
芭達雅：AIYARA PALACE

網路上的評價、論壇都是中上的意見 是近兩年的新飯店!

讓我們畢旅TEAM也可以有時間在簽約前做 飯店的評價查詢
現在網路 資訊那麼發達，什麼 奇X知識+ 啥XX論壇的
都能在簽約前做調查，來知道所住的飯店到底O不OK
所以飯店絕對不要再出發前 簽約完 在旅行社的契約上

寫XXX飯店、OOO飯店、或同等級飯店的文字遊戲 給旅行社再去作決定
建議簽約完就知道 飯店是哪一家 至少還可以了解
安排不滿意還可以跟旅行社溝通看看!


另外在簽約時合約上面也要清楚的寫好，有做哪些調動呀，甚至機場接送要求的
如果班導師也想去，也可以跟旅行社說看看
搞不好會有意想不到的驚喜 畢竟班導師想去的也不多
也許也可能是我們班導是年輕人 愛玩 30左右而已 替班導爭取一些優惠
也是可以試看看的 TRY IT!



目前我們班 正在期待畢旅的到來 雖然是畢業班
大家的成行率也很高 團員有將近40人 雖然是泰國
但我們也想玩的快樂，睡得舒服 兩全!

最後我們TEAM是 元培科技大學
承辦的旅行社是 PAPAYO
之前學長也是該旅行社，持續建立關係，至少口碑是有的

重點是 該旅行社可以在還沒有收齊訂金前就開始替班上做飯店的訂房選擇和班機確認
也訂到班上比較想住的理想飯店 因為班導常趴趴走 知道如何去選擇!!


旅行社提供越多的資訊，對主辦和班上會進行的更順利
還有選擇業務 越單純越好
這樣才可以有問題就可以問業務 而不是想問問題時業務卻跑去帶團了，回國才解答!

單純的業務，在班上出國時，有事情也可讓家長找到該位業務
而不會造成沒有人負責，只能找旅行社上源
找到了上源，但當時接洽的並不是該業務 可能也會霧剎剎!
所以越單純越好 業務就是業務 領隊就是領隊 單純比較好!


這些就是我目前主辦到現在的心得
能在預定的規畫表前完成，感謝旅行社的協助以及班上的幫忙!

大家相挺 福氣啦!!!


提早的知道 是誠信!
晚來的告知 是====!

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